Cum să externalizezi în siguranță parte din munca ta

Cum să externalizezi în siguranță parte din munca ta

Pentru majoritatea dintre noi fișa postului este doar un plan orientativ căci, în realitate, sarcinile se adună fără să le putem spune Nu. Înainte să ne dăm seama, programul se încarcă, suntem tot mai ocupați și, treptat, ajungem la supraaglomerare. Experții în managementul timpului (care este, de fapt, al activităților, timpul fiind ceva definit și imposibil de schimbat) recomandă externalizarea drept o importantă metodă în gestionarea cu succes a sarcinilor de serviciu.

Dar cum și ce să externalizezi astfel încât să nu îți afecteze negativ munca?

Cei mai mulți dintre noi am externaliza imediat dacă am avea certitudinea că persoana sau compania ce urmează să se ocupe vor rezolva sarcina la fel de bine precum am face-o noi. Suntem ființe raționale și responsabile, am fost obișnuiți să deținem controlul asupra muncii noastre și știm că, indiferent cine o efectuează, noi suntem răspunzători pentru rezultat. Prin urmare, este de înțeles că externalizăm greu parte din sarcinile noastre.

Ce se poate externaliza totuși?

Partea de cercetare
Dacă ai de realizat un studiu de piață, dacă vrei să analizezi concurența, dacă ești în căutare de noutăți din piața ta; orice activitate care presupune căutare și sistematizare de informații poate fi predată altei persoane. Pentru confortul tău, îi poți da o serie de indicații și de puncte de urmărit; astfel te asiguri că ceea ce este important pentru tine va fi descoperit. Urmărește activitatea pe parcurs dacă este nevoie, dar nu lucra efectiv la acel proiect.

Administrarea conturilor de Social Media
Mare parte dintre companiile din România nu valorifica aproape deloc potențialul acestui canal de promovare. Deși consumatorii din toate domeniile își petrec timpul online, promovarea aici este deseori neglijată sau atribuită unei persoane interne, care nu este neapărat specialist și nici nu are timpul necesar. Departamentul de marketing este cel responsabil de comunicarea online însă, când lucrurile se amplifică și devine tot mai greu de îmbinat gestionarea conturilor cu documentația și aflarea noutăților (mediul online poate fi copleșitor de dinamic), este indicat să contactăm o companie specializată.

Documente de tradus
Contracte, materiale pentru website, articole, prezentări – orice trebuie tradus poate fi transferat către un birou de traduceri. Chiar dacă poți traduce și tu, timpul pe care îl aloci este prețios și îl poți investi în alte activități de care te poți ocupa numai tu; activități pe care nu le poți delega. Traducerile se pot externaliza, iar un birou specializat în traduceri și interpretariat va face munca aceasta mult mai repede (și bine, dacă alegi o firmă ce pune accent pe calitate). Trimiți un mail în care soliciți o oferta, noi  îți răspundem în maxim 15 minunte de când primim cererea ta și de acolo scapi de orice grijă.

Programări și rezervări
Schimbul de emailuri sau de telefoane prin care încerci să rezervi o sală de conferințe, o locație pentru teambuilding, cazări și transport pentru colegi din altă țară ocupă mult timp. În companiile mai mari există persoane dedicate care fac acest lucru, însă de regulă, aceste sarcini cad pe umerii angajatului care “are o oarecare legătură cu acest domeniu”. Ceea ce ne aduce la începutul discuției, când vorbeam despre flexibilitatea fișei postului. Nu le poți face pe toate și, când sarcinile se adună, este bine să cauți o firmă de rezervări care să lucreze pentru tine și să te degreveze de aceste activități consumatoare de timp.

Cu siguranță mai sunt și alte sarcini ce pot migra spre alte persoane sau alte companii specializate; gândește-te la activitățile proprii, la volumul de muncă al departamentului și la abilitățile colegilor. Până la urmă, fiecare om ar trebui să lucreze ceea ce îi face plăcere și pentru care are competențe. Delegarea și externalizarea devin esențiale pentru creșterea profesională.

Noi te putem ajuta cu orice traducere ai nevoie, îți asigurăm interpretariat la conferințe și te sfătuim în toate privințele în ariile în care avem expertiză. Dacă îți putem prelua din sarcina traducerilor, îți stăm oricând la dispoziție!

Externalizează! Îți vei face viața mai ușoară!